Un bon de consum înregistrează scoaterea din stoc a materialelor sau produselor folosite intern: în producție, pe șantier, pentru un proiect sau pentru consum administrativ.
Bonurile de consum se găsesc în modulul Bonuri de producție și consum, în tabul Bonuri de consum.
1. Înainte de a crea un bon
Pentru a crea un bon de consum, sunt necesare următoarele:
Drepturi de acces
Trebuie să ai drepturile de acces necesare pentru lucrul cu bonurile de consum.
În funcție de rolul utilizatorului, anumite acțiuni, precum emiterea, anularea sau ștergerea, pot să nu fie disponibile.
Gestiune cantitativ-valorică
Gestiunea aleasă trebuie să fie de tip cantitativ-valoric.
Doar aceste gestiuni apar în formular, deoarece bonul de consum urmărește atât cantitatea, cât și costul loturilor.
Produsele trebuie să existe în stoc
Produsele pe care dorești să le consumi trebuie să existe deja în stocul gestiunii selectate.
Cel mai frecvent, stocul este încărcat printr-un NIR, dar poate proveni și dintr-un alt document care a generat o intrare în stoc.
Important: Simpla creare a produsului în nomenclator nu este suficientă. Pentru a putea fi consumat, produsul trebuie să aibă și o intrare în stoc.
2. Crearea unui bon de consum
Pentru a crea un bon de consum:
Deschide tabul Bonuri de consum.
Apasă Adaugă document.
Alege seria, gestiunea și data consumului.
Adaugă produsele și cantitățile consumate.
Opțional, poți completa și:
Referința internă
Predătorul
Primitorul
Observațiile
Salvarea bonului
La salvare ai două opțiuni:
Salvează ca ciornă – folosește această opțiune dacă documentul nu este încă finalizat și dorești să continui lucrul ulterior.
Emite – folosește această opțiune pentru a confirma bonul și a înregistra ieșirea din stoc.
Important: Sistemul verifică stocul disponibil la data aleasă. Dacă bonul are o dată în trecut, aceasta trebuie să fie coerentă cu mișcările de stoc existente. Bonul nu poate fi emis dacă ar genera stoc negativ sau ar contrazice mișcările ulterioare ale produsului.
Numărul documentului este alocat la emitere, pe baza seriei selectate.
3. Stările bonului și acțiunile disponibile
Un bon de consum poate avea următoarele stări:
Stare | Ce înseamnă | Efect asupra stocului | Acțiuni uzuale |
|---|---|---|---|
Ciornă | Document pregătit, dar neconfirmat. | Nu modifică stocul și nu reprezintă un consum efectiv. | Vizualizare, PDF, editare, emitere și ștergere |
Emis | Consumul este confirmat. | Scade stocul la data consumului și calculează costul. | Vizualizare, PDF, editare și anulare |
Anulat | Un bon emis a fost reversat. | Stocul consumat se întoarce în aceleași loturi din care a fost scăzut. | Vizualizare și PDF, pentru istoric |
Important: Butonul de anulare este disponibil doar pentru un bon emis. O ciornă nu se anulează, deoarece nu a modificat stocul. Aceasta poate fi ștearsă.
4. Editarea unui bon emis
Un bon emis poate fi editat, însă gestiunea nu poate fi schimbată după creare.
La salvarea unei modificări, sistemul:
readuce în stoc consumul versiunii vechi;
păstrează istoricul versiunii respective;
creează o nouă revizie cu produsele și cantitățile actualizate;
emite noua revizie și scade din nou stocul.
Exemplu
Dacă un bon emis consumă 10 bucăți din produsul A, iar ulterior modifici bonul astfel încât să consume produsul B, sistemul:
returnează cele 10 bucăți din produsul A în stoc;
aplică noul consum pentru produsul B;
păstrează istoricul modificării.
Astfel, nu se dublează intrările și nu se pierde istoricul documentului.
5. Cum se calculează costul: FIFO
Pentru gestiunile cantitativ-valorice, costul nu este introdus manual în bon.
Acesta este preluat din loturile de intrare, de regulă din NIR-uri, folosind metoda FIFO (First In, First Out).
Asta înseamnă că primul lot intrat în stoc este primul lot consumat.
Exemplu
Lot intrat | Cantitate rămasă | Cost unitar |
NIR 1 | 5 buc. | 10 RON |
NIR 2 | 5 buc. | 12 RON |
Dacă emiți un bon pentru 7 bucăți, sistemul va consuma:
5 bucăți din NIR 1;
2 bucăți din NIR 2.
Valoarea consumului va fi:
5 × 10 + 2 × 12 = 74 RON
O ieșire poate utiliza mai multe loturi. Alocarea se face automat, chiar dacă un lot este consumat parțial de mai multe bonuri în timp.
6. NIR-uri în valută
Costul unui lot rămâne asociat cu valuta și cursul salvate pe NIR.
De exemplu, dacă un NIR are un cost de 10 EUR/buc. și un curs de 5 RON/EUR, consumul a 3 bucăți va fi afișat astfel:
30,00 EUR
(150,00 RON)
Prima valoare reprezintă valoarea în moneda NIR-ului.
Valoarea dintre paranteze reprezintă echivalentul în RON, calculat folosind cursul înregistrat pe acel NIR.
Dacă un bon consumă loturi în mai multe monede, valorile în moneda sursă sunt afișate separat, iar echivalentul dintre paranteze reprezintă totalul comparabil în RON.
Aceeași metodă de evaluare este utilizată și în rapoartele de stoc:
Inventar
Stoc zilnic
Sold stoc
7. Lista bonurilor și totalul filtrat
În lista bonurilor de consum poți filtra documentele după:
Gestiune
Perioada consumului
Stare
Căutarea rapidă din tabel
Sub coloana Valoare totală este afișat Total bonuri emise.
Acest total se actualizează în funcție de filtrele și căutarea aplicată și include toate bonurile emise care rămân în rezultatele filtrării, nu doar rândurile afișate pe pagina curentă.
Ciornele și bonurile anulate nu sunt incluse în acest total.
Pentru un bon anulat, valoarea documentului rămâne vizibilă pentru audit, însă este afișată tăiată și nu mai reprezintă un consum efectiv.
8. Recomandări de lucru
💡 Pentru o evidență corectă a stocurilor, îți recomandăm:
Verifică data consumului înainte de emitere. Aceasta stabilește ziua în care stocul și costul apar în rapoarte.
Folosește ciorna atunci când documentul nu este încă finalizat.
Anulează un bon emis dacă operațiunea nu trebuia să existe. Nu încerca să compensezi manual printr-o nouă intrare.
Editează bonul atunci când consumul real s-a modificat. Sistemul inversează automat versiunea veche înainte de aplicarea celei noi.
Păstrează cursul corect pe NIR, deoarece acesta este utilizat ulterior la evaluarea în RON a lotului consumat.
